资产处库房管理软件使用办法

总则

资产管理处库房管理软件分为库存管理和存货核算两块。库存管理系统的主要功能是对库存系统填制的各种入库单据的审核并对物资出入库数量的管理。存货核算系统能够确定和调整各种出入库业务的出入库成本，然后记入相关账簿，并生成凭证传递至总账系统进行核算；可反映和监督存货的收发、领退和保管情况。提高资金的使用效果。

细则

一、系统操作人员的权限

1．  会计人员的权限：入库单的输入；审核入库单；入库单记账；转库调拨、盘点单的输入、记账；单据查询；账表查询；调账；月末对账。

2．  库房保管员的权限：出库单的输入；审核出库单；出库单记账；单据查询；账表查询。

二、入库

会计人员根据采购发票及库房保管员的货物验收签字，通过库存管理系统输入货号、品格、规格、数量、单价、金额后进行审核。再通过存货核算系统进行记账后打印入库单作为采购报销中的入库凭证。已审核或已记账的入库单不能再进行修改和删除。必须通过弃审或取消记账后才能进行修改、删除。

三、出库

库房保管员根据用户的要求，通过库存管理系统输入用户所需货物的货号、数量（本系统会自动显示出此货物的品名、规格）后进行审核；再通过存货核算系统进行记账（本系统会显示出此货物的单价、金额）后打印出库单作为扣款和发货凭证。已审核或已记账的出库单不能进行修改和删除。必须通过弃审或取消记账后才能进行修改、删除。

四、转库调拨

转库调拨是指本部门五台校区库房与江宁校区库房之间物资相互调拨。会计人员根据库房主管人员的要求，通过库存管理系统输入转入仓库、转出仓库、货号、数量的调拨单。调拨单保存后系统自动生成其他入库单和其他出库单并不得修改和删除。

五、调整业务

有下列情况需要使用调整业务：（1）出入库单据记账后，发现单据金额错误；（2）红字冲账时出库成本不准确；（3）库存数量为零而仍有库存金额。调整单可以针对某张单据进行调整，也可以针对某种存货进行调整。会计人员对存货的入库成本进行调整时，通过存货核算系统输入[入库调整单]，此单只调整存货的金额，不调整存货的数量。它用来调整已记账入库单的入库金额，并相应调整存货的结存金额。由于出入库调整单保存即记账，所以出入库调整单不可修改和删除；如果输入错误，可填制相对应的红字或蓝字调整单冲消。

六、盘点业务

盘点注意事项：（1）盘点前应将所有已办理实物出入库但未录入计算机的出入库单均录入计算机中；（2）盘点前应将所有委托代管或受托代管的存货进行清查，并将这些存货与已记录在账簿上需盘点的存货区分出来，盘点表中的盘点数量不应包括委托代管或受托代管的数量；（3）盘点开始后至盘点结束前不应再办理出入库业务，即新增盘点表后，不应再录入出入库单，也不应办理实物出入库业务。会计人员根据盘点表在库存管理系统中录入盘点单，盘点单中输入的盘点数量是实际库存盘点的结果。盘点单生成的其他入库单（盘盈）、出库单（盘亏）仍需要在库存管理系统审核和在存货核算系统中记账。盘点单记账后，不能再取消记账。

七、月末结帐

结帐一般在当前会计期间终了时进行。结帐意味着将当前会计核算期的数据封存，结帐后不能再进行更改，只能查看。

（一）结帐的注意事项

1．结帐前应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结帐，否则会遗漏某些业务。

2．  月末结帐之前一定要进行数据备份,否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。

3．  只能对当前会计月进行结帐，前期上月末结，本月不能结。

4．  月末结帐后将不能对当前月进行业务处理。

5．  结帐权限的人才能进行结帐。

        （二）库存管理系统结帐

            库存管理系统月末结帐是将每月的出入库单据逐月封存，并将当月的出入库数据记入有关账表中。存货管理系统执行月末结帐功能或取消结帐功能之前，必须关闭存货核算系统。

        （三）存货核算系统结帐

            存货核算系统的月末工作包括期末处理和结帐两部分。当日常业务全部完成后，进行期末处理，系统自动计算全月平均单价及其本会计月出库成本。存货系统支持单据不记账情况，所以在期末处理之前一定要检查是否应记账的单据均已记账。存货核算系统期末处理完成后，若没有发现任何问题，就可以执行月末结帐。

八、月末结账后进行对账

月末对账包括：

1．  库存管理系统内部对账。库存系统内部对账包括两部分：明细数（根据单据汇总的数）与汇总数（根据汇总表汇总的数）核对；汇总数与现存量核对。

2．  库存管理系统与存货核算系统对账。库存系统与存货核算系统对账的内容为某月份各仓库各存货的收发存数量。