南京医科大学关于印章管理的若干规定

　　南京医科大学和所属单位印章是学校、单位权威的象征，在校内外起着职责、权利的凭信作用。为了进一步规范和加强校内印章管理，保障学校权益，明确职责，简政放权，根据国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合学校实际，特制定本办法。

一、印章及规格
１、学校印章为“南京医科大学”印章和“南京医科大学”钢印。
２、各院系所、机关各部处、校内其它处级单位印章为刊明单位全称的印章。
３、学校印章直径不超过4.5厘米，学校钢印直径不超过4.2厘米。
４、校内处级单位印章直径不超过4.0厘米。
５、印章字体为宋体。

二、印章刻制
１、学校印章由教育厅批准刻制。
２、校内单位印章由学校批准刻制，学校印发正式文件批准成立的单位均可刻制单位印章。
３、印章刻制程序
①新成立单位刻制印章，应持学校批准成立该单位的正式红头文件和单位刻章申请到校长办公室办理“申请刻制印章公函”；
②持学校办理的公函到教育厅机要处开具印章刻制的介绍信；
③持教育厅介绍信到江苏省公安厅特种行业科办理刻章登记手续后，到经公安部门批准并颁发特种行业营业执照的刻章单位刻制印章；
④因单位印章磨损需刻制新印章，须持单位刻章申请到校长办公室办理“申请刻制印章公函”；
⑤持学校办理的公函到江苏省公安厅特种行业科办理刻章登记手续，到经公安部门批准并颁发特种行业营业执照的刻章单位刻制印章。

三、印章启用
新成立机构刻制好的印章和因单位名称变更、机构撤并、公章样式改变等原因刻制的印章均须送校长办公室备案，同时将原机构印章交机要室销毁。校长办公室印发印章启用通知后，新刻制的印章方可使用，原机构印章同时作废。

四、印章保管
１、学校印章由校长办公室保管。
２、校内单位印章由各单位指定综合素质好，保密观念强，坚持原则的人员保管。

五、印章使用范围
１、学校印章使用范围
①以南京医科大学名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、公函等，以南京医科大学名义向校内单位印发的文件，以南京医科大学名义向校外发出的函件；
②以南京医科大学名义签署的对外合作交流协议、经济合同；
③校内人员因公、因私办理出国审批手续时的相关文件及材料；
④以南京医科大学名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等；
⑤校内单位申报国家、部委、江苏省科研课题和购买设备等相关文件及材料；
⑥以南京医科大学名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务、办理因公因私出国手续的介绍信；
⑦按照有关方面要求应加盖学校印章的文件、材料等。
２、单位印章使用范围
①向校领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等；
②校内单位申请使用校印时的“使用校印申请单”；
③因公务需要由单位开出的向校长办公室申请办理“学校介绍信”的介绍信；
④与校外同级（含以下）单位联系、商洽工作的介绍信和公函等。

六、申请使用学校印章程序
１、以南京医科大学名义向校外发出的文件或向校内单位印发的文件
①校长办公室文秘修改、审核、制作、复核文件；
②主管校领导签发文件；
③校长办公室文秘核稿、印制文件；
④校长办公室用印。
２、校内单位报请校领导审批的文件
①送校长办公室登记并转呈校领导审批；
②主管校领导将审批文件返回校长办公室；

③校长办公室通知报送单位领取批件；
④报送单位持领导批件用印。
３、以南京医科大学名义签署的对外合作交流协议、经济合同
①报送单位将协议、合同文本及审批请示送校长办公室；
②办公室登记并转呈校领导审批；
③主管校领导将审批文件返回办公室；
④办公室通知报送单位领取批件；
⑤报送单位持领导批件用印。
４、以南京医科大学名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等
①证件制发单位填写“使用校印申请单”；
②证件制发单位负责人在申请单上签字并加盖单位印章；
③证件制发单位持“使用校印申请单”和证书名册到办公室用印。
５、按照有关要求应加盖学校印章的文件、材料、图纸等
①送学校办公室文秘室登记并转呈校领导审批；
②主管校领导将审批文件返回文秘室；
③文秘室通知报送单位领取批件；
④报送单位持领导批件到机要室用印。
６、以南京医科大学名义开出的对外联系工作、证明身份的介绍信
①到单位开具办理学校介绍信的证明；
②持单位证明到校长办公室办理学校介绍信。
７、学校授权职能部门代为审批的文件、材料
①持单位负责人签名并加盖单位印章的相关文件到有关职能部门办理“使用校印申请单”；
②职能部门负责人在“使用校印申请单”上签字并加盖职能部门印章；
③持职能部门“使用校印申请单”和相关文件到校长办公室用印。

七、用印程序
１、办公室审查用印审批手续
①了解用印内容，检查审批手续是否齐备；
②审查学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等是否有校领导签字批准的书面材料；逐一核对证书与名册的姓名是否相符；清点证书数量与名册人数是否相同；
③超出用印审批范围的应请示有关校领导批准。
２、办公室对审核无误的文件材料加盖校印
①申请用印单位登记用印情况；
②一般性信函应保留校领导签批的草稿；
③协议书、合同、建筑设计图纸须保留一份文本；
④没有留存材料的要详细记载用印情况。

八、其它学校印章和单位印章不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用学校印章或单位印章，必须经学校或单位主管领导批准，印章管理人员应在用印现场监章。